历史与档案学院是教学活动的组织单位，在教学管理和教学实践活动中形成了大量的档案材料，这些档案材料真实地反映了教学工作的内容、方法、途径和效果，具有重要的利用价值。为了使教学档案更好地为教学管理和教学研究服务，方便校、院、处各职能部门、科室及教师查阅、使用，特制定本细则。     

一、文件分类及收集保存   

文书类： 本学院工作计划与总结；本学院有关教学工作的决定、规定、规章制度；上级下达的有关教学指令性、指导性文件以及发至本系的文件通知；本学院研究重要问题的会议记录；教学工作方面的会议形成的通知、报告、总结等材料及各种统计报表；本学院拟稿的请示报告及批复等。  

教务类： 本学院各班的课程表、教学任务通知书，本学院的教学计划，教学执行计划，课程变动情况，教学计划执行情况，教学程序情况。   

教学研究类： 本学院有关专业设置、调整、更改名称和学制的报告及上级批复；教学大纲、教学办学水平评估、专业评估、课程评估、教学质量评估等评估、检查材料；各个教学环节的调查表、总结评语；实验指导书；教学实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习鉴定；有代表性的实习报告；期中、期末考试工作总结；学期期中教学检查意见；教学优秀教师奖评选、奖励材料；学院教研室工作计划、总结等有关资料；学院督导组工作情况（包括会议记录、调查报告、建议等）。  

高教研究类：本学院有关教育和教学方法的研究、讨论纪要；重要经验交流材料和简报；教育改革方案、总结；教学研究论文；教学研究的工作计划、总结、会议纪录、研究课题、调查报告、简报；优秀教学成果奖评选、奖励材料。  

师资类： 学院教师培养计划、考核及总结、管理办法；教师在职及定向攻读学位情况；教师国内进修及访问学者情况；教师工作量材料；教师个人业务档案；学籍管理材料等；教师情况调查表等。  

教材类： 学院教材建设规划、编审条例；优秀教材评选；有关教材工作及出版方面的各种文件；本学院专业教材使用目录；本学院教师自编、主编或翻译的正式出版的教材、实习讲义等。   

考试学籍类： 国家教教育部、省教育厅、学校教务处下达的有关学籍、考试方面的文件，学校教务处关于考试的文件、通知和有关规定，考试日程表，考试通报，考试总结、分析和处理情况及本系关于考试的文件、通知和有关规定，考试日程表，考试通报，考试总结、分析和处理情况。计算机文化基础考试和四、六级英语考试的有关文件规定、考试成绩和成绩分析情况。有关学籍方面的文件、规定及有关材料，学生人数表，学籍变动情况，毕业、结业情况，学位授予情况，学籍资料，学习成绩册等。  

招生类： 学校有关招生工作的指令性文件，生源结构、新生质量分析的资料由办公室集中统一收存、立卷。  

二、归档程序及具体要求  

1. 本学院针对收集范围的内容对档案资料进行收集、整理。  

2. 按文件资料性质进行分类、组卷。  

3. 初步鉴定文件资料的保存价值，检查归档资料是否齐全。  

4. 编写卷内文件目录（一式两份）。  

5. 填写卷内备考表、案卷标题、案卷封面。   

6. 装订。  

7. 学院秘书根据档案管理的有关规定确定案卷的保存价值、保管期限，编制目录号、案卷号。  

8. 根据利用需要确定在我学院的保存期限。  

9. 需移交学校、教务处的有关资料须办理移交手续。  

10. 需本学院保存的将文件入柜编号存放。   

11. 学院秘书将本年度各种文件资料整理、立卷，便于存查。   

12. 学院秘书根据卷内文件目录、目录号、案卷号等输入微机进行检索，打印目录为查找者提供便利。 学院秘书在学期、学年结束前二周将案卷整理、立卷、装订好。 学期结束后，由学院领导对档案立卷、归档情况进行检查、验收，作为年终业务考核的指标之一。